Découvrir Scrivener le traitement de texte des auteurs 4/6 : les métadonnées : classer et répertorier écrits et documentation

Complémentaire de ce billet de blog, cette vidéo comporte des démonstrations :

Les métadonnées : qu’est-ce que c’est ?

Dans le cadre de l’utilisation de Scrivener, on peut considérer les métadonnées comme des étiquettes posées sur les textes écrits ou sur les éléments conservés comme documentation. Leur utilisation sera d’autant plus utile que votre projet sera volumineux et nécessite une solide organisation.

Il faudra y consacrer un peu de temps : réservez cette fonctionnalité à ce qui est important et à ce que vous désirez retrouver facilement. Ainsi, vous voudrez peut-être marquer tout ce qui mentionne une personne ou un lieu, tous les éléments à communiquer à une tierce personne, ou encore la progression du travail d’écriture, depuis le brouillon jusqu’au document révisé.

Trois types de métadonnées seront utiles, avec des différences d’usage et de visibilité :

– les étiquettes
– les états
– les mots-clefs

Les étiquettes

Les étiquettes sont des mots-clefs dotés d’une forte visibilité grâce à un code couleur. Elles serviront à établir une distinction importante pour, par exemple, différencier deux thèmes : histoire et économie, afin de vite identifier les items (textes, dossiers, ou éléments de documentation) qui correspondent à l’un ou l’autre.
L’inconvénient est qu’une étiquette ne pourra être affectée qu’à un et un seul élément : il faut être certain que les thèmes pourront être séparés de façon « étanche », cela peut être le cas dans le cadre d’un travail de traduction (étiquettes : français, anglais) ou pour rédiger des documents techniques qui concernent soit Macintosh, soit Windows. Si vous trouvez cela trop restrictif, alors les mots-clefs décrits plus bas vous conviendront mieux.

Un réglage permet d’afficher les couleurs des étiquettes dans le classeur (cf image ci-dessus : les éléments classés « histoire » apparaissent en bleu, ceux classés « économie » apparaissent en vert). Elles faciliteront le repérage des deux thèmes parmi des centaines d’items.

Les états

Comme les étiquettes, les états sont très visibles et un seul état pourra être assigné à un élément. Ils répondent au besoin de suivre l’avancée de son projet. Ainsi, Scrivener propose (voir l’image ci-dessus) les états :
– à faire
– version préliminaire
– brouillon révisé
– version finale
– terminé

Libre à vous de remplacer ces termes par d’autres qui vous conviendraient davantage.

En mode « organisateur/plan », on voit les états apparaître. Cela permet de visualiser l’avancée du projet, même sur un grand nombre d’items.

En mode « tableau d’affichage » les états apparaissent comme des marques de tampon sur les cartes. Cela permet de voir l’avancée du travail dans un chapitre du document sans gêner la visibilité des résumés

Les mots-clefs

Étiquettes et états permettent de caractériser des éléments avec la contrainte qu’une étiquette ou un état ne pourra être assigné qu’à un seul item. Or il arrive qu’un texte ou un document se classe dans deux catégories : supposons que vous désirez suivre des personnages ou des lieux et que plusieurs d’entre eux cohabitent dans un même texte, les mots-clefs vous conviendront car plusieurs peuvent être attribués à un seul élément.

Ces mots-clefs peuvent être hiérarchisés : ainsi sur l’image visible ci-dessus, les mots-clefs Rugby et Football dépendent du mot-clef Sports, cela sera utile pour distinguer plusieurs classes de mots, comme : « lieux », « personnages », etc.

Contrairement aux étiquettes et états, les mots-clefs seront peu visibles, absents du mode organisateur (à moins que vous ne travailliez sur un Macintosh) et représentés par un discret code couleur en mode tableau d’affichage. Néanmoins, il sera facile de les retrouver via la fonction recherche de Scrivener. Par exemple, il suffit de sélectionner le mot-clef Paris dans le panneau des mots-clefs (image ci-dessus) puis de lancer la recherche pour que tous les éléments marqués Paris apparaissent.

Voici la liste des articles de cette série destinée à ceux qui veulent découvrir et pratiquer Scrivener et bénéficier d’un tour d’horizon sur ses fonctionnalités et ses usages.

Voici la liste des articles  :

1/6 Présentation du logiciel, l’interface, projets et modèles
2/6  Travailler avec le classeur, structurer son projet d’écriture
3/6 Visualisations et aide à la décision : modes « tableau d’affichage » et « plan »
4/6 Les métadonnées : classer et répertorier écrits et documentation
5/6 Notes et commentaires : commenter et annoter ses écrits
6/6 La compilation : produire le document final